Office Administrator [024033]

Objetivo del Puesto
Asegurar el funcionamiento operativo, continuo, ordenado y eficiente de las instalaciones de la oficina. Actuar como soporte administrativo central, gestionando la relación con proveedores, el control de activos e inventarios, la logística de viajes y eventos internos, ofreciendo además un soporte directo y de confianza a la Gerencia y Dirección de Sitio.
Principales Funciones y Responsabilidades

• Gestión y Operación de Instalaciones (Facilities):
• Supervisar diariamente las condiciones de las instalaciones (orden, limpieza y operatividad general).
• Gestionar y controlar el inventario de suministros de oficina, tarjetas de acceso y activos de la empresa.
• Coordinación con Proveedores y Compras:
• Gestionar la relación con proveedores y prestadores de servicios de la oficina.
• Solicitar cotizaciones, verificar facturas, emitir órdenes de compra y coordinar servicios de mantenimiento.
• Soporte Logístico, Viajes y Eventos:
• Organizar itinerarios de viajes de trabajo (reservación de vuelos, hoteles, transportes y rendición de gastos).
• Coordinar la logística para reuniones de alta dirección, visitas corporativas, capacitaciones y actividades de clima/bienestar.
• Atención y Nexo Ejecutivo:
• Ofrecer una recepción profesional y cordial a las visitas e invitados corporativos.
• Actuar como un canal de comunicación confiable y fluido entre la Dirección de Sitio (Site Manager), jefaturas internas y visitantes externos.

Requisitos del Perfil

• Formación Académica: Estudios técnicos o universitarios (en curso o concluidos) en Administración, Negocios Internacionales, Ingeniería Industrial, Psicología o carreras afines.
• Experiencia Previa: Al menos 1 a 2 años de experiencia previa desempeñando funciones de soporte administrativo, gestión de oficina, facilities o compras en entornos corporativos estructurados.
• Dominio de Idiomas: Inglés Avanzado / Bilingüe (Oral y Escrito) - INDISPENSABLE, con fluidez para reportar a liderazgo angloparlante y negociar con proveedores.
• Conocimientos Técnicos: Manejo fluido de herramientas de ofimática (MS Excel, Word, PowerPoint), plataformas digitales de gestión de documentos y idealmente sistemas ERP (deseable SAP).
• Competencias Clave:
• Organización, atención al detalle y capacidad de priorización.
• Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales (presencia ejecutiva y diplomacia).
• Autonomía, resolución proactiva de problemas y confidencialidad.

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